Managementassistent bestuursbureau (BC567)

Weet jij overzicht te behouden, ook als het druk is? Vind je het leuk om voor meer teams tegelijk te werken, afspraken te plannen, administratie te ordenen én proactief mee te denken? Dan zoeken wij jou als managementassistente voor ons bestuursbureau. Het betreft een functie tot voor 24 uur per week. 

Wat ga je doen?

Als managementassistente vervul je een spilfunctie. Je ondersteunt de directeur bestuursbureau en de bestuurssecretaris en houd je bezig met diverse algemene werkzaamheden binnen het bestuursbureau. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.  Geen dag is hetzelfde.
Vind je het leuk om afspraken te plannen, de administratie op orde te houden, vergaderingen en evenementen te organiseren en proactief mee te denken? 

Je taken bestaan onder andere uit: 

• Plannen en coördineren van overleggen, waarbij meerdere mensen betrokken zijn, vaak binnen korte tijd en met wisselende agenda’s. 
• Afspraken maken, presentaties opmaken en bijeenkomsten organiseren waarbij je efficiënt schakelt tussen meer agenda’s. Daarnaast houd je actielijsten bij. 
• Ordenen en digitaal archiveren van documenten in de juiste systemen (o.a. Teams, Ibabs en SharePoint), volgens de geldende procedures. 
• Ondersteuning van de directeur bij de voorbereiding, begeleiding en organisatie van de vergaderingen van de raad van toezicht inclusief notuleren. Ondersteuning van de bestuurssecretaris bij de voorbereiding en organisatie van de vergaderingen van de studentenraad, inclusief notuleren.
• Ad hoc ondersteuning bieden wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij het ontvangen van gasten of het signaleren en oplossen van knelpunten in de planning. 

Wie ben jij?

Jij bent een echte regelaar die houdt van overzicht, structuur en schakelen. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waar planningen kunnen schuiven, en je weet hoe je verschillende belangen met elkaar verbindt. Je bent digitaal vaardig, zorgvuldig in je werk en communiceert helder, zowel schriftelijk als mondeling. Met jouw organisatiegevoel en flexibiliteit houd je alles draaiende — ook als het druk is of als je op twee plekken tegelijk nodig bent. 

Daarnaast beschik je over: 

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde managementondersteunende opleiding. 
• Uitstekende digitale vaardigheden, met name in Excel, Outlook, Word en Teams (Office 365). Het is een pré als je ervaring hebt met iBABS.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en vaardigheid in het opstellen van verslagen en notulen. 
• Organisatiesensitiviteit en bestuurlijke sensitiviteit– je begrijpt hoe de lijnen lopen en stemt je communicatie af op de situatie en personen. 
• Een proactieve werkhouding: je stelt vragen, denkt vooruit, signaleert knelpunten en durft grenzen aan te geven. 
• Je kunt zelfstandig werken, en doet dit graag in teamverband.
• Je bent discreet.
• Je hebt gevoel voor verhoudingen en weet wat vertrouwelijkheid betekent en kunt daarnaar handelen.

In verband met de vergaderingen van de raad van toezicht en de studentenraad ben je in elk geval beschikbaar op maandag tussen 15.30-18.00 uur en woensdagochtend en je bent beschikbaar voor een incidentele avondvergadering.

Wat vragen wij?

Als je bij ons komt werken moet je volgens de wet een originele en geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) inleveren. Geldig betekent niet ouder dan zes maanden en de VOG moet bedoeld zijn voor het specifieke screeningsprofiel Onderwijs.
Zonder een geldige VOG kun je niet van start!

Klik hier voor meer informatie over de VOG.

Toelichting op sollicitatieprocedure

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Solliciteer dan via de knop 'Solliciteren'. Je motivatiebrief met CV (in pdf-formaat) kun je richten aan Sophie Eggen, bestuurssecretaris.